Global personvernerklæring for medarbeidere og søkere

Denne globale personvernerklæringen for ansatte og søkere («Personvernerklæring» eller «Erklæring») gjelder for hele den globale Ecolab-bedriften til alle medarbeidere, entreprenører, frilansere, eller de som på annen måte er engasjert i eller vurderes å engasjeres av Ecolab for ansettelse på kontraktfestet eller profesjonell basis. Denne erklæringen beskriver personopplysningene som Ecolab kan innhente i søkeprosessen og ansettelsesforholdet ditt med Ecolab, og hvordan Ecolab bruker og sikrer disse opplysningene, og hvem vi deler den med.

Denne globale personvernerklæringen for medarbeidere og søkere er utformet for å sette en enhetlig standard for hver enhet i Ecolab med hensyn til beskyttelse av personopplysningene til medarbeiderene sine. Ecolab erkjenner at visse lover kan pålegge ytterligere krav i tillegg til de som er beskrevet i denne globale personvernerklæringen for medarbeidere og søkere. Som sådan supplerer denne erklæringen den offentlige personvernerklæringen i den grad du kan ha samhandlet med de offentlig tilgjengelige områdene på Ecolabs nettsted under søknadsprosessen. I tillegg skal alle lokale erklæringer eller retningslinjer forbundet med personvern spesifikt for ditt bostedsland overstyre denne globale personvernerklæringen for medarbeidere og søkere i den grad det er i konflikt med hverandre.

Hva slags personopplysninger innhenter vi om deg?

Personopplysninger (også kjent som personlig identifiserbar informasjon (PII) eller persondata) er informasjon som kan brukes til å identifisere deg eller et annet individ denne informasjonen kan forbindes med. Noe av informasjonen som vi ber deg oppgi som en del av søknadsprosessen er nødvendig for å bekrefte identiteten din og vurdere kvalifikasjonene dine for stillingen du søker på. I tillegg er visse opplysninger nødvendig for å etablere ansettelsesforholdet, mens andre opplysninger innhentes gjennom hele ansettelsesperioden. Ecolab innhenter informasjon i samsvar med hva som er lovlig i bostedslandet ditt. Visse opplysninger, som kjønn, rase og religion, kan kun innhentes der det er lovlig tillat i din jurisdiksjon.  

Personopplysningene som vi innhenter i forbindelse med ansettelsen eller søknaden din kan inkludere følgende:

  • navn og kontaktinformasjon (f.eks. adresse, telefonnummer, e-post, faks)
  • nødkontaktinformasjon (f.eks. telefonnummer, relasjon)
  • personlig informasjon (f.eks. fødselsdato, sivilstatus, fødested, nasjonalitet, bosted, statsborgerskap, status for arbeidstillatelse, militærstatus, nasjonalitet, foretrukket språk)
  • betalingsinformasjon (f.eks. informasjon om privat bankkonto, skjema og opplysninger i forbindelse med skatter og a\vgifter, Ecolab bedriftskortnummer)
  • identifikasjonsinformasjon (f.eks. fødselsnummer eller annet nasjonalt identifikasjonsnummer, passnummer, nummer på førerkort, bilnummer)
  • kontoopplysninger (f.eks. påloggingsinformasjon til Ecolabs jobbportal eller andre portaler for medarbeidere)
  • ansettelsesinformasjon (f.eks. ansettelsesdato, kompensasjon og fordeler, tilknytning til fagforeninger, pensjon, forsikring, begunstigede, arbeidsbegrensninger og innkvarteringer, formelle klagevedtak, ytelse)
  • stillingsinformasjon (f.eks. identifikasjonsnummer for Ecolab, stillingstittel, avdeling/bedriftsenhet, veileder, sted, tilgang til fasiliteter og datamaskin)
  • utdannelse og opplæring (f.eks. utdannelsesnivå, fagfelt og institusjon, kompetansevurderinger, profesjonelle lisenser og sertifiseringer eller opplæringskurs)
  • yrkeshistorikk (f.eks. tidligere arbeidsgivere eller tidligere stillinger, anbefalingsbrev)
  • informasjon om oppmøte (f.eks. betalt fri («PTO») og forespørsler om PTO og alle andre forespørsler om permisjon)
  • kommunikasjonsinformasjon (f.eks. talepost, e-post, korrespondanse, dokumenter og andre jobbrelaterte produkter og kommunikasjon som er opprettet, lagret eller overført ved å bruke netttverkene, appene, enhetene, datamaskinene eller kommunikasjonsutstyret vårt, samt undersøkelsesinformasjon
  • informasjon som er innhentet fra ansettelses- og avslutningsprosesser (f.eks. informasjon om intervju, CV, søknadsbrev, referanser, referansebrev, bakgrunns- og kredittsjekk, utskrifter, interaksjoner før ansettelse, referansebrev, tilbudsbrev og dato for godtatt ansettelse, start- og sluttdato, oppsigelsesdato og -grunn)
  • vurderings- og overvåkelsesnformasjon om utsettelse for idnustriell hygiene
  • annen informasjon som er oppgitt i påkrevde skjema angående fordeler, lønn eller menneskelige ressurser (HR) i henhold til gjeldende lover
  • bilde- og likhetsinformasjon der det er tillat ved lov og/eller etter påfølgende varsel når det kreves ved lov (f.eks. identifikasjonsfoto, overvåkningsopptak, andre bilder eller fotografier, samt når og hvor nøkkelkort er brukt
  • teknologisk informasjon og informasjon beskrevet i Ecolabs kunngjøring om informasjonskapsler, når du har tilgang til visse Ecolab-nettsteder, der lokalt lovverk tillater det, inkludert der en medarbeider kan nekte innhenting av slik informasjon (f.eks. surfing, nettbasert eller annen bruksinformasjon fra selskapets enheter eller på nettverket til selskapet, IP-adresser til jobbenheter, bruker-ID, passord og all annen påloggingsinformasjon som brukes for å få tilgang til Ecolabs systemer, programmer, enheter, datamaskiner eller kommunikasjonsutstyr)
  • unike personlige identifikatorer tilknyttet visse teknologier for nettstedssporing som beskrevet i Ecolabs kunngjøring om informasjonskapsler, og som du kan velge bort i samsvar med denne kunngjøringen om informasjonskapsler (f.eks. enhetsidentifikator; informasjonskapsler, websignaler, pikseltagger, mobilannonseidentifikatorer eller annen liknende teknologi; eller andre former for vedvarende identifikatorer). Vær oppmerksom på at selv om denne personvernerklæringen gjelder for all medarbeideraktivitet, kan anvendbarheten av informasjonskapsler og den tilknyttede erklæringen for informasjonskapsler variere hvis du er på visse nettsteder utenfor www.ecolab.com.
  • annen informasjon som kan utveksles i forbindelse med arbeidsforholdet med Ecolab. Du vil være klar over all informasjon som innhentes senere fordi den kommer direkte fra deg.

Enkelte personopplysninger anses for å være sensitive eller i en spesiell kategori av personopplysninger i henhold til visse personvernforskrifter. Der det kreves ved lov, innhentes det eksplisitte samtykket ditt til innhenting, behandling eller overføring av slike sensitive personopplysninger. Det blir iverksatt passende tiltak for sikkerhet og beskyttelse i overensstemmelse med arten av og risikoen knyttet til data- og behandlingsaktivitetene.

Hva er kildene til personopplysninger som hentes inn av Ecolab?

Når du oppgir personinformasjon til Ecolab som beskrevet i denne personvernerklæringen, innhentes disse personopplysningene direkte fra deg, og du vet nøyaktig hvilke personopplysninger som innhentes av oss.

Hvis du er jobbsøker som bruker en tredjeparts jobbsøkemotor, en sosial medieplattform (f.eks. LinedIn) eller er en rekrutterer som ikke er tilknyttet Ecolab, kan Ecolab motta noen av peronopplysningene dine indirekte via disse respektive kildene. Vær oppmerksom på at denne globale personvernerklæringen for medarbeidere og søkere ikke gjelder for eksterne tredjeparter, og at Ecolab ikke har kontroll over personvernpraksisene til eksterne tredjeparter. Det anbefales at du går gjennom personvernpraksisene til det bestemte nettstedet, enheten eller personen ved å kontakte dem direkte eller gå gjennom tilgjengelig informasjon på nettstedene deres.

I visse begrensede tilfeller kan tredjepartstjenesteleverandører innhente informasjon på vegne av Ecolab (f.eks. for bakgrunnssjekk, utsiling osv.), selv om en slik innhenting alltid skjer i forbindelse med ansettelsen eller søknaden din, og du blir alltid informert om at en slik innhenting av informasjon blir gjennomført av en tredjepart på det tidspunktet den blir innhentet.

Og i siste instans – visse typer informasjon kan innhentes fra kunder, partnere eller andre du kan ha samarbeidet med som medarbeidere i Ecolab (f.eks. kundeundersøkelser for vurdering av ytelse og liknende formål).

Hvordan bruker Ecolab personopplysninger?

Underlagt vilkårene i denne personvernerklæringen, bruker Ecolab de ovenfor beskrevne kategoriene av personopplysninger på flere måter. Med mindre annet er spesifikt oppgitt, kan de ovennevnte opplysningene brukes til alle formålene nevnt nedenfor. Ikke alt er inkludert i disse formålene, og du blir varslet om ytterligere formål for andre, spesifikke typer behandling. Ecolab kan bruke personopplysningene dine til

  • å avgjøre hvorvidt du kvalifiserer til ansettelse, inkludert verifisering av referanser og kvalifikasjoner
  • å administrere lønn og frynsegoder til deg
  • å vurdere kvalifikasjoner for en bestemt jobb eller oppgave
  • å muliggjøre kommunikasjon og nettverksbygging blant medarbeidere
  • å overholde gjeldende vedtekter for arbeid og ansettelse
  • å kontakte deg angående andre rekrutteringsmuligheter
  • å gi generell informasjon om Ecolab
  • å svare på spørsmål og forespørsler fra deg
  • å behandle krav i forbindelse med arbeid (f.eks. forsikringskrav og i USA krav angående arbeidsuførhet)
  • å gi opplæring eller andre krav til utvikling
  • å gjennomføre vurderinger av ytelse og disiplinære tiltak
  • å etablere kontakt ved en eventuell nødsituasjon
  • å overholde juridiske forpliktelser, inkludert helse- og sikkerhetskrav, forespørsler om informasjon fra offentlige etater, sikkerhetsundersøkelser, eller for å fremsette eller forsvare et juridisk krav
  • å sette sammen medarbeiderkataloger
  • å sørge for sikkerheten til selskapets informasjon
  • å administrere bemanningsressurser, økonomisk planlegging, selskapets overholdelse, interne revisjoner samt annen administrasjon
  • å administrere appene, programvaren og de elektroniske systemene våre
  • å forbedre trivselen og ytelsen til medarbeidere
  • å forhindre potensielt bedragerske, forbudte eller ulovlige aktiviteter
  • å generelt administrere alle aspekter av ansettelsesforholdet, inkludert, men ikke begrenset til etablering, opprettholdelse og opphør av ansettelsesforhold, generell drift samt administrative, økonomiske og HR-tilknyttede formål
  • andre slike formål som er nødvendige og rimelig påkrevd av Ecolab, og som du mottar varsel om, dersom det er et vesentlig avvik fra de ovenfor nevnte formålene

I land der dette gjelder, blir opplysningene du oppgir i likestillingsdelen av en jobbsøknad utelukkende brukt til å overvåke likestilling innenfor Ecolab-bedriften. Ecolab bruker ikke denne informasjonen til markedsføringsformål.

Ecolab kan innhente liknende eller tilknyttet informasjon, eller bruke personopplysninger til liknende eller tilknyttede formål i henhold til lover og forskrifter i en bestemt jurisdiksjon. Der det er påkrevd, gis det et varsel før ytterligere innhenting. Avhengig av jurisdiksjonen din kan du ha datasubjektrettigheter som sletting, korrigering eller begrensing av bruk. Slike datarettigheter, og jurisdiksjonene der de gjelder, er beskrevet nedenfor. 

Hvordan deler Ecolab personopplysningene dine?

Vi kan gi hver av de beskrevne kategoriene av personopplysninger til Ecolabs medarbeidere, konsulenter, datterselskap eller andre bedrifter eller personer med formål om å behandle slik informasjon på vegne av oss for å etablere, administrere eller avslutte arbeidsforholdet med deg. Islike tilfeller krever vi at disse partene godtar å beskytte konfidensialiteten til slik informasjon i samsvar med denne personvernerklæringen såvel som den offentlig tilgjengelige personvernerklæringen og eventuelle interne standarder for overholdelse av personvern, samt lover og forskrifter i jurisdiksjonen der du bor.

Når du søker på en jobb hos Ecolab, begrenses tilgang til personopplysningene dine til de personene som er nødvendig for å vurdere jobbsøknaden din. Behandling av søknaden din kan gjøre at det er nødvendig at opplysningene dine overføres til personer eller grupper i Ecolab utenfor bostedslandet ditt. Hvis den overføres til et annet land enn bostedslandet ditt, er en slik overføring underlagt personvernloven i jurisdiksjonen din og denne personvernerklæringen.

Hvis de overføres til et annet land enn bostedslandet ditt, er en slik overføring underlagt personvernloven i jurisdiksjonen din og denne personvernerklæringen.

  • datterselskapene våre og tilknyttede selskaper
  • forretningspartnere, entreprenører, frillansere og kanalpartnere som ikke regnes som tilknyttede selskaper
  • tredjepartsleverandører eller tjenesteleverandører som leverer viktige tjenester, og som er nødvendige for å støtte ansettelsesforholdet ditt eller søknaden din og/eller gi deg visse arbeidsrelaterte tjenester (inkludert for formål som beskrevet i forrige avsnitt
  • tredjeparter som kan gi profesjonell rådgivning (for eksempel advokater, bankansatte, regnskapsførere)
  • offentlige organer eller andre parter som svar på juridiske prosesser eller andre forespørsler der det er tillatt ved lov
  • andre personer eller tredjeparter som du har bedt oss om å dele informasjon med

Med unntak av det ovenfor beskrevne, deler vi ikke personopplysningene dine med andre tredjepartsselskaper til kommersielt eller markedsføringsbruk uten samtykket ditt, eller med unntak av et spesifikt program eller en spesifikk funksjon som du har muligheten til å godta eller avstå fra.

I tillegg kan vi frigi personopplysninger (i) i den grad vi er i god tro om at en slik handling er nødvendig for å overholde gjeldende lov (ii) for å håndheve rettighetene våre og/eller fremsette eller forsvare krav knyttet til ansettelsesforholdet ditt til Ecolab, beskytte oss mot ethvert erstatningsansvar, forsvare oss mot krav, beskytte rettighetene, eiendommen og den personlige sikkerhetheten til alle brukere, eller beskytte den samfunnets vel (iii) når frigivelse er nødvendig for å beskytte sikkerheten til andre personer i samsvar med gjeldende lover (iv) for å gi tilsvar til en rettskjennelse, stevning, ransakelsesordre eller andre juridiske prosesser, i den grad det er tillatt eller begrenset av loven (v) dersom vi gjennomgår en virksomhetsovergang, slik som en fusjon, avhending, oppkjøp, avvikling eller salg av alle våre aktiva, eller (vi) er for ytterligere formål enn de opprinnelige formålene som personopplysningene ble innhentet for.

Hvor lenge lagrer Ecolab personopplysningene dine?

Ecolab lagrer personopplysningene dine kun så lenge det er nødvendig for formålene som beskrevet i denne personvernerklæringen, som typisk er varigheten på ansettelsesforholdet ditt, pluss minst ett år i tillegg etter at arbeidsforholdet opphører. Hvis du er jobbsøker som ikke får godkjent søknaden din, kan du samtykke i at Ecolab lagrer dataene dine, slik at Ecolab kan holde deg informert om fremtidige muligheter for ansettelse, og du kan når som helst spørre om varigheten til oppbevaringen av personopplysningene dine.

I visse jurisdiksjoner kan varigheten på lagringen av personopplysningene dine variere, avhengig av lokale lover. Du kan spørre lederen din eller kontakte Ecolab som beskrevet heri om lagringsperioden som er spesifikk for jurisdiksjonen din. Videre kan vi lagre og bruke personopplysninger i den grad det er nødvendig for å overholde de jurisiske forpliktelsene våre (for eksempel dersom vi blir pålagt å lagre dataene dine for å overholde gjeldende lover), løse tvister og håndheve de juridiske avtalene og retningslinjene våre.

Internasjonal overføring av data

Hvis du befinner deg utenfor USA, spesielt hvis du befinner deg i Canada, Brasil, Den europeiske union («EU»), Det europeiske økonomiske samarbeidsområde («EØS»), New Zealand, Sør-Afrika, Sveits, Storbritannia eller andre land med liknende personvernlovgivning, vær oppmerksom på at serverne våre befinner seg i USA. Enhver informasjon som du oppgir til oss kan bli overført til og behandlet i USA eller andre land i verden som vi gjør forretninger i. Selv om dette kan inkludere mottakere av informasjon i land som kan ha et lavere nivå av juridisk beskyttelse av personopplysningene dine, gjør vi en innsats for å beskytte informasjonen din i samsvar med gjeldende krav i lovverket i din spesifikke jurisdiksjon, og tar grep for å kun dele med tredjeparter som tilbyr lik beskyttelse. Ved å engasjere seg med og oppgi personopplysninger og andre data som Ecolab lovlig kan innhente, behandle, bruke eller overføre i forbindelse med forholdet ditt til Ecolab, samtykker du utvetydig i at opplysningene dine blir innhentet, behandlet, brukt og overført som beskrevet heri.

Personvernrettigheter (EU og liknende jurisdiksjoner)

Hvis du befinner deg i EU eller en jurisdiksjon med liknende lovverk, kan GDPR eller lokalt tilsvarende lovverk gi deg visse rettigheter i henhold til loven. Spesielt retten til å få tilgang til, korrigere og slette personopplysningene vi har om deg. Ecolab lagrer personopplysningene dine så lenge du bruker tjenestene våre som beskrevet i lagringsdelen av denne erklæringen, inntil du ber oss om å slette slike personopplysninger. Ecolab betraktes som dataansvarlig (eller tilsvarende betydning) når det gjelder personopplysningene dine. Du kan finne kontaktinformasjonen vår som heri beskrevet, i andre deler av tjenesten.

Under visse omstendigheter har du følgende personvernrettigheter:

  • Rett til å ha tilgang til, oppdatere eller slette personopplysningene vi har om deg.
  • Rett til å korrigere. Du har rett til å få korrigert personopplysningene dine hvis de er unøyaktige eller ufullstendige.
  • Rett til å protestere. Du har rett til å protestere på behandlingen vår av personopplysningene dine.
  • Rett til å begrense. Du har rett til å be om at vi begrenser behandlingen av personopplysningene dine.
  • Rett til dataoverførbarhet. Du har rett til å få en kopi av personopplysningene dine som vi har om deg i et strukturert, maskinlesbart og vanlig brukt format.
  • Rett til å trekke tilbake samtykke. Du har også rett til å trekke tilbake samtykket ditt når som helst der vi var avhengige av samtykket ditt for å behandle personopplysningene dine.

For å sende en forespørsel om personopplysningene dine kan du kontakte lederen din, HR eller dataprivacy@ecolab.com. Hvis du er jobbsøker, kan du be om å få slettet informasjonen om deg som jobbsøker direkte i jobbsøkerportalen når du har logget på søkerkontoen din.

Hvis du har kommentarer, spørsmål eller klager angående hvordan vi håndterer personopplysningene dine, håper vi at du kontakter oss som beskrevet heri, slik at vi kan løse saken. Videre, hvis du befinner deg i EØS, kan du sende inn en klage angående behandlingen av personopplysningene dine til en reguleringsmyndighet.

Følgende lenker kan hjelpe deg med å finne den rette regulatoren:

  • I Storbritannia har du rett til å sende inn en klage til Information Commissioner: www.ico.org.uk
  • I Sveits har du rett til å kontakte Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC): FDPIC.
  • I EU har du rett til å sende inn en klage til lokale databeskyttelsesmyndigheter. For å finne de lokale myndighetene kan du sjekke listen over nettstedet til European Data Protection Board (Det europeiske personvernrådet): https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en
  • I Sør-Afrika har du rett til å sende inn en klage til Information Regulator: https://www.justice.gov.za/inforeg/index.html
  • I Brasil har du rett til å sende inn en klage til National Data Protection Authority (ANPD)
  • I Argentina har du rett til å kontakte National Directorate for Personal Data Protection: PDP.
  • I Canada har du rett til å sende inn en klage til Office of the Privacy Commissioner in Canada: Office of the Privacy Commissioner in Canada.
  • I Japan har du rett til å kontakte Personal Information Protection Commission: https://www.ppc.go.jp/en/
  • I Australia har du rett til å sende inn en klage til Privacy Commissioner: Australian Information Commissioner.
  • I New Zealand kan du kontakte kontoret til Privacy Commissioner: www.privacy.org.nz.

Juridisk grunnlag for behandling

Hvis du befinner deg i EØS eller en jurisdiksjon som krever liknende juridisk grunnlag for behandling, avhenger vårt juridiske grunnlag for å innhente og bruke personopplysningene beskrevet i denne personvernerklæringen,på de personopplysningene vi innhenter og den spesifikke sammenhengen vi innhenter dem i.

Vi kan behandle personopplysninger fordi

  • det er nødvendig for å oppfylle en kontrakt mellom deg og Ecolab
  • du har samtykket i at vi gjør det (i gjeldende jurisdiksjoner)
  • behandlingen er i vår legitime interesse som den behandlingsansvarlige når denne legitime interessen ikke overstyres av dine rettigheter
  • Ecolab må følge loven

Der visse typer sensitive personopplysninger behandles basert på ditt uttrykkelige samtykke, kan du ha rett til å trekke tilbake et slikt samtykke når som helst. For å gjøre dette kontakter du oss som beskrevet i denne personvernerklæringen. Dersom det er et annet juridisk grunnlag som tillater oss å fortsette behandlingen av personopplysningene dine etter at du har trukket tilbake samtykket, varsler vi deg om dette juridiske grunnlaget på det tidspunktet du sender inn forespørselen din.

Informasjonssikkerhet, dataintegritet og mearbeideransvar

Ecolab tar rimelige skritt for å beskytte personopplysningene dine som er i Ecolabs besittelse mot risiko for tap, misbruk, uautorisert tilgang, eksponering, endring og tilintetgjøring. Vi bruker sikkerhetstiltak av bransjestandard utarbeidet for å beskytte sikkerheten til all informasjon som innhentes i løpet av arbeidsforholdet. Ecolab gjennomgår periodisk sikkerhetstiltakene våre i innsatsen for å sikre vernet av personopplysninger. Men sikkerheten til overføringer av informasjon via internett eller via mobilenheter kan det aldri gis garanti for. Vi er ikke ansvarlige for noe oppfanging eller brudd på kommunikasjon via internett eller for endringer av eller tap av data.

Du er ansvarlig for å opprettholde sikkerheten til passord, bruker-ID eller andre former for autentisering som benyttes for å få tilgang til passordbeskyttede eller sikre områder av Ecolabs systemer som du har fått tilgang til basert på stillingen din. For å beskytte deg og opplysningene dine kan vi avbryte tilgangen din til alle Ecolab-systemene uten forvarsel mens det pågår etterforskning dersom det er mistanke om sikkerhetsbrudd.

Ecolab iverksetter rimelige sikkerhetstiltak for å sikre at personopplysningene dine kun brukes til det formålet de ble innhentet for som beskrevet i denne personvernerklæringen for medarbeidere og søkere. Ecolab tar grep for å sikre at personopplysningen er relevant for den tenkte bruken – nøyaktig, fullstendig og oppdatert. Ecolab avhenger imidlertid av at du bidrar med å oppgi nøyaktige oppdateringer av personopplysningene dine.

Endringer i denne erklæringen

Ecolab forbeholder seg retten til å modifisere denne personvernerklæringen fra tid til annen slik at den nøyktig gjenspeiler det regulatoriske miljøet og prinsippene våre for innhenting av data. Når det gjøres endringer på innholdet i denne Personvernerklæringen, sender Ecolab deg et varsel med den reviderte erklæringen. Denne personvernerklæringen for medarbeidere og søkere ble sist modifisert i august 2023.

Kontakt oss

Hvis du har spørsmål om eller kommentarer til denne personvernerklæringen eller tjenesten levert av Ecolab, kan du kontakte oss på 844-880-8355 eller dataprivacy@ecolab.com.