Global personvernerklæring for medarbeidere

Denne globale personvernerklæringen («Personvernerklæring for medarbeidere» eller «Erklæring») gjelder i hele den globale Ecolab-virksomheten for alle medarbeidere og frilansere. Disse retningslinjene skisserer personopplysningene som Ecolab kan innhente under medarbeiderforholdet ditt med Ecolab, hvordan Ecolab bruker og verner om informasjonen og hvem vi kan dele den med.

Denne personvernerklæringen for medarbeidere er utformet for å sette en enhetlig standard for hver enhet i Ecolab med hensyn til beskyttelse av personopplysningene til medarbeidere. Ecolab erkjenner at visse lover kan pålegge ytterligere krav i tillegg til de som er beskrevet i denne personvernerklæringen for medarbeidere. Som sådan er denne kunngjøringen et supplement til den offentligrettede personvernerklæringen. Videre skal eventuelle lokale kunngjøringer eller personvernrelaterte innrapporteringer som gjelder spesifikt for bostedslandet ditt gjelde foran denne personvernerklæringen for medarbeidere i den grad de er i konflikt med hverandre.

Personopplysninger (kalles også personlig identifiserbar informasjon og persondata) er informasjon som kan brukes til å identifisere deg eller enhver annen enkeltperson som informasjonen er forbundet med. Visse opplysninger er nødvendig for å etablere ansettelsesforholdet, mens andre opplysninger innhentes gjennom hele ansettelsesperioden. Ecolab innhenter informasjon i samsvar med hva som er lovlig i bostedslandet ditt. Visse opplysninger, som kjønn, rase og religion, kan kun innhentes der det er lovlig tillat i din jurisdiksjon.

Personopplysningene vi innhenter i forbindelse med ansettelsen din kan inkludere følgende:

• navn og kontaktinformasjon, herunder nødkontaktinformasjon (for eksempel adresse; telefonnummer; e-post, faks)
• personalinformasjon (for eksempel, fødselsdato, sivilstand, fødselssted, nasjonalitet, bosted, statsborgerskap, arbeidstillatelsesstatus, militærstatus, foretrukket språk)
• betalingsinformasjon (for eksempel personlig bankkontoinformasjon, skatteforbundede skjemaer og informasjon, Ecolab-firmakortnummer)
• identifikasjonsinformasjon (for eksempel personnummer eller annen form for nasjonalt ID-nrummer, passnummer, førerkortnummer, bilnummer)
• kontoinformasjon (for eksempel påloggingsinformasjon for Ecolabs jobbportal eller andre portaler for medarbeidere)
• ansettelsesinformasjon (for eksempel ansettelsesdatoer, godtgjørelse og goder, fagforeningsmedlemskap, pensjon, forsikring, begunstigede personer, arbeidsrestriksjoner og tillempinger, klageløsninger, ytelse)
• stillingsinformasjon (for eksempel, Ecolabs ID-nummer, stillingstittel, avdeling/forretningsenhet, overordnet, sted, data- og lokalertilgang)
• utdannelse og opplæring (for eksempel utdanningsnivå, fagområde og institusjon, competanseevalueringer, faglige lisenser og sertifiseringer eller opplæringskurs)
• yrkeserfaring (for eksempel tildigere arbeidsgivere eller tidligere stillinger, anbefalingsbrev)
• fremmøteinformasjon (for eksempel fri med lønn og forespørsler om fri med lønn samt alle andre permisjonsforespørsler)
• kommunikasjonsinformasjon (for eksempel talepost, e-post, korrespondanse, dokumenter og annet arbeidsprodukt og kommunikasjon som er laget, lagret eller overført via nettverkene, applikasjonen, enhetene, datamaskinene eller kommunikasjonsutstyrene våre, undersøkelsesinformasjon)
• informasjon innhentet fra ansettelses- og oppsigelsesprosesser (for eksempel intervjuinformasjon, CV eller resymé, følgebrev, referanser, refereansedokumenter, bakgrunns- og kredittverdighetsundersøkelser, krakterutskriffter, samhandling før ansettelse, referansebrev, tilbudsbrev og datoer for godkjennelse av ansettelse, start- og sluttdatoer, oppsigelsesdato og -årsaker)
• vurderings- og overvåkelsesnformasjon om utsettelse for industriell hygiene
• annen informasjon som er oppgitt i påkrevde skjema angående fordeler, lønn eller menneskelige ressurser (HR) i henhold til gjeldende lover
• bilde- og likhetsinformasjon, hvor loven tillater det, og etter påfølgende kunngjøring hvor loven krever det (for eksempel identifikasjonsbilder, overvåkningsopptak, andre bilder eller fotografier samt nøkkelkortbrukstider og -plasseringer)
• informasjon om teknologi og informasjon skissert via Ecolabs kunngjøring om informasjonskapsler ved tilgang til visse Ecolab-nettsteder, hvor tillatt etter lokal lovgivning, herunder hvor en medarbeider kan ha muligheten til å takke nei til at slik informasjon innhentes (for eksempel, surfing med nettleser, på nettet eller annen bruksinformasjon fra selskapsenheter eller på selskapets nettverk, arbeidsenhets IP-adresser, bruker-ID, passord og noen annen påloggingsinformasjon brukt til å få tilgang til Ecolabs systemer, applikasjoner, enheter, datamaskiner eller kommunikasjonsutstyr)
• unike, personlige identifikatorer forbundet med en viss nettstedssporingsteknologi som beskrevet i Ecolabs kunngjøring for informasjonskapsler, og som du kan fravelge i tråd med den kunngjøringen for informasjonskapsler (for eksempel enhetesidentifikator; informasjonskapsler, mobilfyr, pikseltagger, mobile annonseringsidentifikatorer eller liknende teknologi; eller andre former for vedvarende identifikatorer). Vær oppmerksom på at selv om denne personvernerklæringen for medarbeidere gjelder på tvers av all medarbeideraktivitet, anvendbarhet for infomrasjonskapsler og tilknyttede kunngjøringer for informasjonskapsler kan variere hvis du er på visse nettsteder utenfor www.ecolab.com
• annen informasjon som kan utveksles i forbindelse med arbeidsforholdet med Ecolab

Enkelte personopplysninger, som biometrisk informasjon, presise plassringsdata, kjønn, rase, religionsinformasjon og helseopplysninger samt kommunikasjon hvor vi ikke er den tiltenkte mottakeren, anses som sensitive personopplysninger under visse datapersonvernsreguleringer. Vi innhenter ikke sensitive personopplysninger i alle jurisdiksjoner hvor vi har virksomhet. Der det kreves ved lov, innhentes det uttrykte samtykket ditt til innhenting, behandling eller overføring av slike sensitive personopplysninger. Det blir iverksatt passende tiltak for sikkerhet og beskyttelse i overensstemmelse med arten av og risikoen knyttet til data- og behandlingsaktivitetene.

Når du oppgir personopplysninger til Ecolab som beskrevet i denne personvernerklæringen for medarbeidere, innhentes disse personopplysningene direkte fra deg, og du vet nøyaktig hvilke personopplysninger som innhentes av oss.

I visse begrensede omstendigheter kan tredjepartstjenesteleverandører også innehente informasjon på vegne av Ecolab (for eksempel for bakgrunnskontroll, screening osv.), selv om slik innhenting av opplysningene dine alltid vil være innenfor omfanget av ansettelsen din, og vi vil infomrere deg om at en tredjepart innhenter opplysningene dine når de innhentes.

I siste instans kan visse opplysninger innhentes fra kundene eller partnerne våre eller andre som du kan samhandle med i løpet av ansattelsen din i Ecolab (for eksempel kundeundersøkelser for periodisk medarbeidersamtale og liknende formål).

I henhold til vilkårene i personvernerklæringen for medarbeidere bruker Ecolab ovenforbeskrevne kategorier av personopplysninger på flere måter. Med mindre annet er spesifikt oppgitt, kan de ovennevnte opplysningene brukes til alle formålene nevnt nedenfor. Ikke alt er inkludert i disse formålene, og du blir varslet om ytterligere formål for andre, spesifikke typer behandling. Ecolab kan bruke personopplysningene dine til

• å avgjøre hvorvidt du kvalifiserer til ansettelse, inkludert verifisering av referanser og kvalifikasjoner
• å administrere lønn og ytelser til deg • å vurdere kvalifikasjoner for bestemt stilling eller oppdrag
• å muliggjøre kommunikasjon og nettverksbygging blant medarbeidere
• å overholde gjeldende vedtekter for arbeid og ansettelse
• å kontakte deg angående andre rekrutteringsmuligheter
• å gi generell informasjon om Ecolab
• å svare på spørsmål og forespørsler fra deg
• å behandle krav i forbindelse med jobben (for eksempel forsikringskrav eller krav i forbindelse med sykdom eller skade på jobben)
• å gi opplæring eller andre krav til utvikling
• å gjennomføre vurderinger av ytelse og disiplinære tiltak
• å etablere kontakt ved en eventuell nødsituasjon
• å overholde juridiske forpliktelser, inkludert helse- og sikkerhetskrav, forespørsler om informasjon fra offentlige etater, sikkerhetsundersøkelser, eller for å fremsette eller forsvare et juridisk krav
• å sette sammen medarbeiderkataloger
• å sørge for sikkerheten til selskapets informasjon
• å administrere bemanningsressurser, økonomisk planlegging, selskapets overholdelse, interne revisjoner samt annen administrasjon
• å administrere appene, programvaren og de elektroniske systemene våre
• å forbedre trivselen og ytelsen til medarbeidere
• å forhindre potensielt bedragerske, forbudte eller ulovlige aktiviteter
• å generelt administrere alle aspekter av ansettelsesforholdet, inkludert, men ikke begrenset til etablering, opprettholdelse og opphør av ansettelsesforhold, generell drift samt administrative, økonomiske og HR-tilknyttede formål
• andre slike formål som er nødvendige og rimelig påkrevd av Ecolab, og som du mottar varsel om, dersom det er et vesentlig avvik fra de ovenfor nevnte formålene

I land der dette gjelder, blir opplysningene du oppgir i likestillingsdelen av en jobbsøknad utelukkende brukt til å overvåke likestilling innenfor Ecolab-bedriften. Ecolab bruker ikke denne informasjonen til markedsføringsformål.

Ecolab kan innhente liknende eller tilknyttet informasjon, eller bruke personopplysninger til liknende eller tilknyttede formål i henhold til lover og forskrifter i en bestemt jurisdiksjon. Der det er påkrevd, gis det et varsel før ytterligere innhenting. Avhengig av jurisdiksjonen din kan du ha datasubjektrettigheter som sletting, korrigering eller begrensing av bruk. Slike datarettigheter for personer og jurisdiksjonene der de gjelder er beskrevet nedenfor eller i jurisdiksjonsspesifikke merknader.

Visse opplysninger som innhentes, kreves for å etablere og opprettholde ansettelsesforholdet. Hvis du velger å ikke oppgi påkrevde opplysninger, er det ikke sikkert at vi kan opprette eller fortsette en ansettelseskontrakt eller besørge alle ansettelsesytelsene som ellers hadde vært tilgjengelig for deg. Du kan undersøke når som helst om hvorvidt visse opplysninger to kreves eller er valgfri og forstå hvordan fjerning av visse opplysninger kan påvirke deg.

Vi kan gi hver av de beskrevne kategoriene av personopplysninger til Ecolabs medarbeidere, konsulenter, datterselskap eller andre bedrifter eller personer med formål om å behandle slik informasjon på vegne av oss for å etablere, administrere eller avslutte arbeidsforholdet med deg. I slike tilfeller krever vi at disse partiene samtykker i å beskytte konfidensialiteten til slike opplysninger i tråd med vilkårene i denne personvernerklæringen for medarbeidere samt offentlige personvernerkærlingen for Ecolab og evenuelle interne personvernoverholdelsesstandarder, og lovene og forskriftene til jurisdiksjonen du bor i.

Hvis de overføres til et annet land enn bostedslandet ditt, er en slik overføring underlagt personvernloven i jurisdiksjonen din og denne personvernerklæringen.

• datterselskapene våre og tilknyttede selskaper
• forretningspartnere, kontraktsansatte, frillansere og kanalpartnere som ikke regnes som tilknyttede selskaper
• tredjepartsleverandører eller tjenesteleverandører som leverer viktige tjenester, og som er nødvendige for å støtte ansettelsesforholdet ditt eller søknaden din og/eller gi deg visse arbeidsrelaterte tjenester (inkludert for formål som beskrevet i forrige avsnitt
• tredjeparter som kan gi profesjonell rådgivning (for eksempel advokater, bankansatte, regnskapsførere)
• offentlige organer eller andre parter som svar på juridiske prosesser eller andre forespørsler der det er tillatt ved lov
• andre personer eller tredjeparter som du har bedt oss om å dele informasjon med

Med unntak av det ovenfor beskrevne, deler vi ikke personopplysningene dine med andre tredjepartsselskaper til kommersielt eller markedsføringsbruk uten samtykket ditt, eller med unntak av et spesifikt program eller en spesifikk funksjon som du har muligheten til å godta eller avstå fra.

I tillegg kan vi frigi personopplysninger (i) i den grad vi tror i god tro at slikt tiltak er nødvendig for å overholde enhver gjeldende lov, (ii) for å håndheve rettighetene våre og/eller fremsette eller forsvare krav i forbindelse med ansettelsen din hos Ecolab, beskytte oss selv mot ethvert erstatningsansvar, forsvare oss mot ethvert krav, beskytte rettighetene, eiendommen og den personlige sikkerheten til enhver person, eller beskytte den offentlige velferden, (iii) når innrapportering kreves for å beskytte sikkerheten til andre personer i tråd med gjeldende lover, (iv) for å besvare en rettskjennelse, innstevning, ransakingsordre eller annen juridisk prosess, i den grad det tillates og som begrenset av loven, (v) i tilfelle vi gjennomgår en forretningsforvandling som en fusjon, salg av deler av selskapet, oppkjøp, likvidering eller salg av alle eller en del av aktivaene våre, eller (vi) for et ytterligere formål som er direkte knyttet til det opprinnelige formålet som personopplysninger ble innhentet for.

Ecolab beholder bare personopplysningen våre så lenge det er nødvendig med det formålet angitt i personvernerklæringen for medarbeidere, som typisk er lengden til ansettelsesforholdet, samt minst ett ytterligere år etter avslutning av ansettelsesforholdet.

I visse jurisdiksjoner kan varigheten på lagringen av personopplysningene dine variere, avhengig av lokale lover. Du kan spørre lederen din eller kontakte Ecolab som beskrevet heri om lagringsperioden som er spesifikk for jurisdiksjonen din. Videre kan vi lagre og bruke personopplysninger i den grad det er nødvendig for å overholde de jurisiske forpliktelsene våre (for eksempel dersom vi blir pålagt å lagre dataene dine for å overholde gjeldende lover), løse tvister og håndheve de juridiske avtalene og retningslinjene våre.

Hvis du befinner deg i et EØS-land eller Storbritannia, se denne kunngjøringen om rettighetene dine angående personopplysningene dine.

Hvis du er innbygger i California, se denne kunngjøringen om rettighetene dine med hensyn til personopplysningene dine.

Hvis du er innygger i Brasil, se denne kunngjøringen om rettighetene dine når det gjelder personopplysningene dine.

Hvis du kjører et Ecolab-merket kjøretøy eller et ikke-merket kjøretøy med en innebygd fremovervendt eller toveisvendt video- og/eller lydenhet, se denne kunngjøringen om innhenting og behandling av personopplysningene dine.

Hvis du befinner deg utenfor USA, spesielt hvis du befinner deg i Canada, Brasil, Den europeiske union («EU»), Det europeiske økonomiske samarbeidsområde («EØS»), New Zealand, Sør-Afrika, Sveits, Storbritannia eller andre land med liknende personvernlovgivning, vær oppmerksom på at serverne våre befinner seg i USA. Enhver informasjon som du oppgir til oss kan bli overført til og behandlet i USA eller andre land i verden som vi gjør forretninger i. Selv om dette kan inkludere mottakere av informasjon i land som kan ha et lavere nivå av juridisk beskyttelse av personopplysningene dine, gjør vi en innsats for å beskytte informasjonen din i samsvar med gjeldende krav i lovverket i din spesifikke jurisdiksjon, og tar grep for å kun dele med tredjeparter som tilbyr lik beskyttelse. Ved å engasjere seg med og oppgi personopplysninger og andre data som Ecolab lovlig kan innhente, behandle, bruke eller overføre i forbindelse med forholdet ditt til Ecolab, samtykker du utvetydig i at opplysningene dine blir innhentet, behandlet, brukt og overført som beskrevet heri.

Ecolab overholder rammeverkavtalen om overføring av personopplysninger mellom EU og USA, («EU-U.S. DPF»), det britiske tillegget til EU-U.S. DPF og den sveitsisk-amerikanske rammeverkavtalen om personvern («Swiss-U.S. DPF») som fremsatt av Handelsdepartementet i USA (samlet kalt «DPF-programmet»).

Ecolab har også formelt bekreftet til Handelsdepartementet at de overholder prinsippene i rammeverksavtalen om overføring av personopplysninger mellom EU og USA («EU-U.S. DPF-prinsippene») når de behandler personopplysningene de mottar fra EU og Storbritannia. Ecolab har også formelt bekreftet til det amerikanske Handelsdepartementet at de overholder prinsippene i den sveitsisk-amerikanske rammeverkavtalen om personvern («sveitsisk-amerikanske DPF-prinsipper» og «EU-USA DPF-prinsipper» henvises til samlet som «prinsipper» når de behandler personopplysninger mottatt fra Sveits. Hvis det er konflikt mellom betingelsene i denne personvernerklæringen og EU-USA DPF-prinsippene (herunder også det britiske tillegget) og/eller de sveitsisk-amerikanske DPF-prinsippene, gjelder prinsippene. For å finne ut mer om remmeverket for personvern gå til https://www.dataprivacyframework.gov/. For å se den fullstendige listen over deltakende organisasjoner gå til https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. Under visse omstendigheter kan Ecolab være ansvarlige for visse tredjeparter dersom disse tredjepartene behandler personlig informasjon fra EU, Storbritannia, Gubraltar og/eller Sveits som Ecolab gir dem på en måte som bryter med prinsippene.

Hvis du har spørsmål eller innsigelser angående håndteringen vår av personopplysningene dine under DPF, kan du kontakte oss ved å bruke informasjonen i delen «Kontakt oss» nedenfor.  Hvis du fremdeles har spesifikke bekymringer angående personvern som ikke har blitt løst etter at du har forsøkt å ta opp dette med Ecolab direkte, har Ecolab forpliktet seg til å samarbeide med panelet som er etablert av EUs personvernråd (DPA-er), UK Information Commissioner's Office (ICO), Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) angående uløste saker angående håndteringen vår av personopplysninger vi har mottatt i samsvar med EU-USA-DPF-en og det britiske tillegget til EU-USA DPF-en og den sveitsisk-amerikanske DPF-en. Som beskrevet i DPF-programmet, kan enkeltpersoner ha mulighet til å velge bindende voldgift for å løse klagen din angående personopplysninger i EU, Storbritannia, Gibraltar eller Sveits. Gå til nettsiden for DPF-programmet for den mest oppdaterte informasjonen.

Ecolab er underlagt de undersøkende og håndhevende myndighetene til U.S. Federal Trade Commission med formål om å håndheve overholdelse av DPF. I tillegg kan offentlige myndigheter i USA, inkludert, men ikke begrenset til, den amerikanske, føderale regjeringen, under enkelte, begrensede omstendigheter fremsette lovlige forespørsler fra Ecolab om å innhente visse personopplysninger som Ecolab må overholde.

Følgende amerikanske selskaper som er tilknyttet Ecolab følger også DPF-prinsippene:

• Abednego Environmental Services, LLC
• Chemlink Laboratories, LLC
• Ecolab (Guam) LLC
• Ecolab Manufacturing Inc.
• Ecolab Production LLC
• Ecolab USA Inc.
• Flottec, LLC
• Nalco Company LLC
• Nalco Contract Operations, LLC
• Nalco Industrial Outsourcing Company
• Nalco Production LLC
• Nalco US 1 LLC
• Nalco Wastewater Contract Operations LLC
• Pest Management LLC
• Quantum Technical Services, LLC
• Wabasha Leasing LLC

Ecolab iverksetter rimelige tiltak for å beskytte personopplysningene dine som er i Ecolabs besittelse og sikrer den mot risiko for tap, misbruk, uautorisert tilgang, avsløring, endring og ødeleggelse. Vi bruker sikkerhetstiltak av bransjestandard utarbeidet for å beskytte sikkerheten til all informasjon som innhentes i løpet av arbeidsforholdet. Ecolab gjennomgår periodisk sikkerhetstiltakene våre i innsatsen for å sikre vernet av personopplysninger. Men sikkerheten til overføringer av informasjon via internett eller via mobilenheter kan det aldri gis garanti for. Vi er ikke ansvarlige for noe oppfanging eller brudd på kommunikasjon via internett eller for endringer av eller tap av data.

Du er ansvarlig for å opprettholde sikkerheten til alle passord, bruker-ID eller andre former for autentisering som benyttes for å få tilgang til passordbeskyttede eller sikre områder av Ecolabs systemer som du har fått tilgang til basert på stillingen din. For å beskytte deg og opplysningene dine kan vi avbryte tilgangen din til alle Ecolab-systemene uten forvarsel mens det pågår etterforskning dersom det er mistanke om sikkerhetsbrudd.

Ecolab iverksetter rimelige sikkerhetstiltak for å sikre at personopplysningene dine kun brukes til det formålet de ble innhentet for, som beskrevet i denne personvernerklæringen for medarbeidere. Ecolab tar grep for å sikre at personopplysningen er relevant for den tenkte bruken – nøyaktig, fullstendig og oppdatert. Ecolab avhenger imidlertid av at du bidrar med å oppgi nøyaktige oppdateringer av personopplysningene dine.

Ecolab forbeholder seg retten til å modifisere denne personvernerklæringen for medarbeidere fra tid til annen for at den skal gjenspeile det regulatoriske miljøet og prinsippene våre for innhenting av data på en nøyaktig måte. Når det foretas endringer i innholdet til denne personvernerklæringen for medarbeidere, gir Ecolab deg den reviderte utgaven. Denne personvernerklæringen for medarbeidere ble sist modifisert i november 2024.

Hvis du har spørsmål om eller kommentarer til denne personvernerklæringen eller tjenesten levert av Ecolab, kan du kontakte oss på 844-880-8355 eller dataprivacy@ecolab.com.